Как принимать задачи правильно: 3 главные привычки

/
9 Просмотров

Как принимать задачи? Может, еще поучимся правильно включать компьютер? Да, смешно читать инструкции по всем известным вещам. Но чем базовее процесс, тем больше внимания ему нужно уделить. Особенно если от него зависит конечный результат.

Что будет, если принять задачу неправильно?

Большинство сотрудников не задумываются о том, как принимать задачи. Они просто берут вводные от руководителя и идут выполнять. И действительно: что еще тут выдумывать? Но вот что получается с таким подходом:

Недостаток информации
По ходу выполнения сотрудник понимает, что не до конца понял задание.

Постоянные вопросы
Сотрудник бегает к руководителю и переспрашивает детали. Иногда несколько раз.

Неправильный результат
Спрашивать уже как-то неудобно, поэтому сотрудник делает так, как понял. В итоге руководитель получает не то, что хотел.

Срыв дедлайнов
Сотруднику пришлось переделывать, но задача уже просрочена.

С таким результатом становится понятным: легче сразу все узнать, чем потом краснеть перед менеджером. В этом помогут несколько правил, которые должны перерасти в привычки.

Первая привычка. Узнавать всю информацию

Прослушать суть задачи от руководителя — это только прелюдия. Дальше нужно выведать детали, которые откроют полную картину. Только в таком случае сотрудник выполнит задачу с первого раза.

Первое время придется носить этот список вопросов, постоянно туда подсматривать. Позже будет все естественнее, пока однажды сотрудник не поймет, что узнал все необходимое без шпаргалки.

Вторая привычка. Брать блокнот, ручку и диктофон

Как только руководитель называет имя ответственного, тот уже машинально должен открывать блокнот и готовить ручку. Потому что никогда не знаешь заранее, как долго менеджер будет объяснять задачу. Это может занять минуту, а может полчаса.

Поэтому лучше сразу приготовиться к тому, что все это надо записать в блокнот. Еще удобнее использовать диктофон, только этот момент надо обговорить с руководителем заранее.

Запомнить задание от и до все равно не получится. Особенно если там будут числа, даты, имена и другие мелочи. Для тренировки памяти подойдут примеры в уме и стихи наизусть. А принимать задачи лучше письменно, чтобы не испытывать судьбу и свою репутацию.

Третья привычка. Дублировать задание письменно

Это правило служит страховкой. Сотрудник дублирует в таск-менеджмент системе задачу и таким образом показывает руководителю, как он ее понял. Менеджер в тот же момент имеет возможность исправить нестыковки.

Без этой привычки задача будет сделана так, как ее изначально понял подопечный. Хорошо, если правильно. А если он что-то недопонял и не обсудил с руководителем, ответственность за неправильный результат все равно остается на нем.

К тому же такая привычка позволит возобновить детали задачи хоть через неделю, хоть через месяц. Искать все это в блокноте и уж тем более в чертогах собственного разума просто бесполезно.

Как натренировать эти привычки

Все постоянно забывают то самое число дней, за которые человек воспитывает привычку. Но они не важны. Все приходит с опытом. Нужно просто принимать задачу за задачей с помощью этих способов, и через какое-то время по-другому уже не получится.

Самое главное — помнить о цели нового подхода к принятию задач. Так стоит делать не потому, что об этом написали в статье и не потому, что это работает у других. Это нужно в первую очередь для самого специалиста, который не хочет прогореть на такой мелочи.

Полезно? Поделитесь с друзьями или коллегами:
  • 4
    Shares
Оставить отзыв: