БЛОГ БИЗНЕС-АКАДЕМИИ 4SMART

Делаем собственников бизнеса счастливее

Что такое систематизация бизнес-процессов

/
211 Просмотров

Мусор в комнате рождает хаос. Мусор в жизни компании рождает банкротство.

В детстве, когда ваша мама учила вас заправлять постель, вы даже не могли представить себе, насколько эти навыки вам понадобятся в жизни.

Теперь, когда вы стоите у руля действующего бизнеса, вы четко понимаете, что постель следует заправлять, но как это сделать, в применении к компании?

На помощь приходит систематизация и структурирование бизнеса.

Когда ваша компания состоит из вас одного, вы выполняете всю последовательную цепочку действий, направленных на достижения результата самостоятельно. Вы выстраиваете систему бизнес-процессов, используя опыт предыдущих действий, приведших к положительному результату.

Если вы купили у поставщика А товар В, который продали в розницу через торговую сеть С, получив при этом прибыль, вы закрепляете положительный результат, пользуясь этим алгоритмом в дальнейшем.

Это и есть систематизация бизнес-процессов компании.

Но ваша компания растет, вы один уже не справляетесь с потоком поставщиков. Вы нанимаете работников.

  1. Один отвечает за взаимодействие с поставщиком А1 ,А2, А3.
  2. Другой отвечает за контроль качества товаров В1, В2, В3.
  3. Третий отвечает за взаимодействие с торговыми сетями С1,С2,С3.

Каждого из них вам следует ввести в курс дела. И вы объясняете каждому вновь нанятому сотруднику круг его обязанностей, последовательную цепочку его действий на рабочем месте и конечный результат, который от него ждут. Также вы описываете параметры конечного результата.

Например, сотрудник, работающий с поставщиками, не должен закупать товар в объемах больших, чем может сотрудник, отвечающий за контроль качества, проверить за определенный промежуток времени. Также, если сотрудник, отвечающий за размещение в розничный сетях, не может обеспечить обработку товара, ударная работа первого сотрудника полностью теряет смысл.

Это называется описание бизнес-процессов.

Систематизация бизнеса невозможна без правильно описанных бизнес-процессов. Обычно бизнес-процессы подразделяют на три типа:

  • Управленческие;
  • Оперативные;
  • Поддерживающие.

Правильное выполнение каждого из этих трех типов ведет к реализации миссии компании.

Миссия компании — смысл, предназначение и причина ее существования.

Миссия компании отвечает на вопрос: “Зачем она существует? Зачем люди приходят на работу, чем они занимаются и как определяют, что они делают это хорошо?”

Миссия компании — сформулированные и неизменные ключевые ценности, идеология ведения бизнеса.

Видение — это целостное понимание того, какой компания должна быть в идеальном будущем, ориентир движения вперед. Ни одно здание не может быть построено, без четкого видения, какое оно должно быть. Так и компания, без четкого видения путей развития, обречена на крах, рано или поздно.

Начать систематизировать свой бизнес следует отталкиваясь от четко определенных миссии и видения.

Итак, миссия и видение четко прописаны и доведены до сведения каждого работника, что делать дальше?

Как систематизировать деятельность вашей компании?

Описание и анализ бизнес-процессов компании

Вы задумывались, как работает ваша компания? Наверняка. А знают ли это ваши работники?

Начните с того, что просто опишите ключевые бизнес-процессы, те, которые часто повторяются, уже отработаны и должны выполняться именно таким способом. Если ваша компания уже состоит из более, чем одного человека, дайте это задание тем сотрудникам, которые максимально опытны и экспертны в конкретных процессах и задачах.

Прочитайте, проанализируйте их заметки и ответьте себе на следующие вопросы:

  • Понимает ли работник, что он делает каждый день?
  • Знает ли он к чему приведет то или иное его действие?
  • В каком месте производственной цепочки сотрудник недорабатывает и какова причина?
  • Счастлив ли он? Насколько работник мотивирован результатом своей работы?
  • Каковы его рабочие взаимоотношения с остальными сотрудниками компании?

Обработав и проанализировав эти данные создайте структуру компании с зонами ответственности, результатами деятельности по каждой должности, именами людей, в том числе укажите сотрудников, которые работают удаленно, входят в так называемый аутсорс.

Теперь у вас есть “снимок” текущего состояния бизнеса “как есть” с понятными слабыми и сильными сторонами каждого сотрудника.

Построение компании — мечты

Для того, что бы так тщательно проведенный анализ и проработанная модель вашей компании-мечты не остались только на бумаге, вам необходимо создать управленческий костяк.

Присмотритесь к вашим работникам.

Кто, по вашему мнению,

  • самый ответственный?
  • обладает необходимыми способностями?
  • наиболее мотивированный?
  • наиболее опытный?

Отберите, протестируйте каждого кандидата, передайте зону ответственности постепенно, определите цели и критерии оценки, проконтролируйте и поправьте его ошибки, определите вместе с ним подходящую систему мотивации. делегируйте ему полномочия по контролю определенного участка работы.

Обязательно объясните ему, что такое систематизация бизнеса, зачем она нужна, и как она отразится на его личном благосостоянии.

Активно пользуйтесь похвалой, выказывайте уважение, ставьте в пример и мотивируйте любым другим способами. Высоко мотивированный, довольный своей работой и результатами сотрудник принесет неоценимую пользу компании.

На последок хотелось бы заметить, что выполнив однажды эту работу по систематизации и структурированию деятельности компании вы не потратите время зря. Четко придерживаясь намеченных планов, вы очень быстро заметите повышение эффективности и, как следствие, прибыли компании.

Полезно? Поделитесь с друзьями или коллегами:
  • 2
    Shares
Оставить отзыв: